E-Mail

Elektronische Post als Visitenkarte

E-Mails gehören zum Alltag eines Journalisten wie das Telefonieren und Faxen. Sie erleichtern das Vorbereiten von Recherchen und sind ein effektives Mittel, um Marktforschung zu betreiben und für den User leicht erreichbar zu sein. Auf der anderen Seite binden Unternehmen, Organisationen, Redaktionen die elektronische Post in ihr gesamtes Kommunikationskonzept gezielt ein. Der Gesetzgeber sieht für E-Mails im Geschäftsverkehr eine Impressumspflicht vor.

Um eine E-Mail quasi als Visitenkarte einzusetzen, bedarf es besonderer Regeln, einer Art „E-Mail-Knigge“:

Die Betreffzeile

Bei nichts sagenden Angaben kann die E-Mail schnell in den Papierkorb wandern, noch ehe sie tatsächlich gelesen wurde. Daher ist es wichtig, sich eine aussagekräftige, neugierig machende Überschrift oder einen kleinen spritzigen Teaser zu überlegen.

Anrede und Grußformeln

„Sehr geehrter Herr Meier“ klingt mitunter sehr förmlich und steif. „Hallo, Herr Meier“ oder „Guten Tag, Herr Meier“ wirken lockerer und freundlicher. Ähnlich ist es bei „mit freundlichen Grüßen“. „Viele Grüße“ oder „Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag“ passen oft besser.

Der Stil

Wie bei einer lautet hier die Devise

Einzelheiten zum Thema „Nachricht“ finden Sie bei den Informierende Formen

Zitierweise

Zitieren („Quoten“) Sie bei einer Antwort nicht immer den gesamten Text, den Sie erhalten haben. Lassen Sie lediglich die Fragen stehen, die Ihr Mailpartner gestellt hat, und antworten Sie direkt darunter. Die optische Darstellung (farbige Linie am linken Rand oder Einrücken durch Pfeile) hilft dem Empfänger beim Zurechtfinden.

Attachments (angehängte Dateien)

Grundsätzlich sollten nur online-taugliche Formate mitgeschickt werden. Die Komprimierung bei vielen dieser Formaten hilft, lange Ladezeiten zu vermeiden:

Vor dem Versenden von längeren Dateien ist eine Vorwarnung empfehlenswert!

Multimediale Post

Der größte Vorzug von E-Mails ist ihre Vielseitigkeit. Sie übermitteln nicht nur Texte wie Newsletter und Mailinglisten, Bilder, Töne und Stimmen, sondern können auch vom Internet aus auf verschiedene Endgeräte wie Handy, Organizer, Fax oder Mailbox übertragen werden.

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